Gestione Archivi e Logistica Documentale per Aziende

I documenti fiscali e contabili devono essere conservati per almeno 10 anni secondo l'art. 2220 del Codice Civile e il D.Lgs. 82/2005. Per alcune categorie (libri sociali, contratti di lavoro) il termine può estendersi fino a 30 anni. Impastato gestisce l'archivio per tutta la durata obbligatoria e avvisa il cliente prima della scadenza per decidere se prorogare o procedere con la distruzione certificata.

Puoi richiedere un documento via email o telefono: lo ricevi fisicamente entro 24 ore lavorative oppure in formato digitale scansionato entro la stessa giornata. L'accesso è tracciato nel sistema di inventario con data, ora e nome del richiedente. Per aziende con contratti annuali, le prime 10 richieste di accesso mensili sono incluse nel canone.

Sì: Impastato effettua la distruzione certificata con tritadocumenti a norma DIN 66399 livello P-4 o superiore, conformemente al Regolamento UE 2016/679 (GDPR) e al D.Lgs. 196/2003. Al termine della procedura viene emesso un verbale di distruzione con timbro, firma del responsabile e peso in kg del materiale trattato. Il verbale può essere allegato al registro del Titolare del Trattamento.

Impastato gestisce il trasloco dell'archivio come parte del trasloco aziendale o come servizio separato: imballiamo ogni scatolone con etichetta progressiva, aggiorniamo l'inventario durante il trasporto e consegniamo i documenti ordinati nella nuova sede o li depositiamo in magazzino. Non c'è interruzione nell'accesso ai documenti durante il trasferimento.

Sì: il servizio di digitalizzazione Impastato prevede scansione ad alta risoluzione, riconoscimento ottico del testo (OCR), indicizzazione per parola chiave e archiviazione su cloud sicuro con backup giornaliero. I file vengono consegnati in formato PDF/A (standard per la conservazione a lungo termine). Il prezzo varia da € 0,08 a € 0,20 per pagina in base al volume.

Sì: Impastato conserva microfilm, nastri magnetici, pellicole fotografiche e altri supporti analogici in ambienti a temperatura e umidità controllate, separati dai documenti cartacei. Su richiesta, è disponibile la conversione da microfilm a digitale. Contatta la sede di riferimento per un sopralluogo tecnico e una quotazione dedicata.

Sì: oltre alle aziende, Impastato gestisce archivi per studi legali, studi medici, notai, commercialisti e privati che necessitino di conservazione sicura a lungo termine. Non è richiesto un volume minimo per attivare il servizio — anche 5 scatoloni sono gestibili con contratto mensile. Contatta la sede più vicina per un preventivo senza impegno.